সংগৃহীত
সময় ব্যবস্থাপনা হলো নির্দিষ্ট কাজগুলোর জন্য সময় কীভাবে ভাগ করা হবে, তা পরিকল্পনা ও সুশৃঙ্খলভাবে সাজানোর প্রক্রিয়া। ভালো সময় ব্যবস্থাপনা মানুষকে বেশি পরিশ্রম না করে বরং আরও বুদ্ধিমত্তার সঙ্গে কাজ করতে সাহায্য করে। ফলে কম সময়ে বেশি কাজ সম্পন্ন করা সম্ভব হয়।
সময় ব্যবস্থাপনায় দক্ষতা বাড়াতে এবং কাজগুলো আরও ভালোভাবে গুছিয়ে করতে কার্যকর ১০টি পরামর্শ দেওয়া হলো। এসব কৌশল যত বেশি আয়ত্ত করা যাবে, প্রতিদিন তত বেশি কাজ সম্পন্ন করা সম্ভব হবে এবং সময়ে বরকত লাভ হবে।
১. সুস্পষ্ট লক্ষ্য ও পরিকল্পনা নির্ধারণ করুন
নিজের জন্য একটি সুস্পষ্ট লক্ষ্য ও ভবিষ্যৎ পরিকল্পনা নির্ধারণ করা সাফল্যের শক্তিশালী হাতিয়ার হতে পারে। নিজেকে সফল অবস্থায় কল্পনা করা এবং সেই সাফল্য উপভোগ করার দৃশ্য মনে গেঁথে নেওয়া অনেকটাই নিজের সিদ্ধান্তের বিষয়। তাই এটি করে দেখার চেষ্টা করুন।
২. না বলতে শিখুন
না বলা সহজ নয়। তবে সময় ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে না বলতে শেখা সবচেয়ে কার্যকর কৌশলগুলোর একটি হয়ে উঠতে পারে। অনেক ব্যস্ততা একসঙ্গে ঘিরে ধরলে নিজের নিয়ন্ত্রণ এবং কোন কাজটিকে গুরুত্ব দেবেন এবং আপনার হাতে থাকা সীমিত সময় কীভাবে ব্যবহার করবেন, সেই সিদ্ধান্ত আপনাকেই নিতে হবে।
৩. কাজে ধারাবাহিকতা রক্ষা করুন
কম সময়ে বেশি কাজ করার জন্য একসঙ্গে অনেক কাজ করার পুরোনো ধারণাটি বাস্তবে কার্যকর নয়। সময়কে সঠিকভাবে কাজে লাগাতে হলে দিনের কাজগুলো একটির পর একটি সম্পন্ন করার পদ্ধতি অনুসরণ করতে হবে।
৪. সামাজিক যোগাযোগমাধ্যমে সময় কমিয়ে দিন
সামাজিক যোগাযোগমাধ্যম ব্যবহারে সীমা নির্ধারণ করুন। এতে এমন অনেক সময় ফিরে পাবেন, যার অস্তিত্ব সম্পর্কে হয়তো আগে আপনি নিজেই জানতেন না।
৫. কাজের অগ্রাধিকার ঠিক করুন
কাজের তালিকা তৈরি করলেও সব কাজ সবসময় শেষ করা সম্ভব নাও হতে পারে। তবে প্রতিটি কাজের অগ্রাধিকার নির্ধারণ করলে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলো সম্পন্ন করা সম্ভব। মনে রাখতে হবে, গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরি বিষয় সবসময় এক নয়।
৬. সময়সূচি তৈরি করুন
কাজের জন্য নির্দিষ্ট সময় বরাদ্দ করে ক্যালেন্ডারে তা ঠিক করে রাখুন। এতে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলোতে মনোযোগ দেওয়ার এবং কার্যকরভাবে কাজ সম্পন্ন করার সুযোগ তৈরি হবে। অন্যদের প্রয়োজন বা দাবির কারণে আপনার পুরো দিনটি যেন এলোমেলো হয়ে না যায়, সেদিকেও খেয়াল রাখুন। নিজের জন্যও নির্দিষ্ট সময় রাখুন এবং দিনের কার্যকর সময়গুলোকে উৎপাদনশীল কাজে ব্যবহার করুন।
৭. যাতায়াতের সময়গুলো অপচয় করবেন না
কোনো জায়গায় লাইনে দাঁড়িয়ে অপেক্ষা করতে হলে কিংবা প্রতিদিন কর্মস্থলে যাতায়াতের সময় যদি অপেক্ষায় কাটে, তাহলে সেই সময়গুলো কাজে লাগানোর কথা ভাবুন। এ সময় নোট তৈরি করা, মনকে সতেজ করা কিংবা নতুন কোনো সৃজনশীল ধারণা লিখে রাখার মতো কাজ করা যেতে পারে। সঙ্গে কাগজ-কলম কিংবা স্মার্টফোন রাখলে গুরুত্বপূর্ণ কোনো ধারণা বা তথ্য হাতছাড়া হওয়ার আশঙ্কা কমে যাবে।
৮. সুস্থ থাকা গুরুত্বপূর্ণ
আপনার কর্মশক্তি যদি কমে যায়, তাহলে সর্বোচ্চ দক্ষতার সঙ্গে কাজ করা সম্ভব হবে না। এর প্রভাব পড়বে সময় ব্যবস্থাপনার ওপরও। গবেষণায় দেখা গেছে, উচ্চ কর্মদক্ষতার অন্যতম চাবিকাঠি হলো নিয়মিত বিরতি নেওয়া। বিশেষ করে দুপুরের খাবারের সময় বিরতি নেওয়া এবং কম্পিউটার থেকে কিছু সময়ের জন্য দূরে সরে গিয়ে নিজেকে সতেজ করে নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ।
৯. নিজের প্রত্যাশা স্পষ্ট রাখুন
অনেক সময় আমরা নিজেদের জন্য খুব বেশি লক্ষ্য নির্ধারণ করি। ফলে নিজের কাছ থেকে যে প্রত্যাশা করি, তা বাস্তবসম্মত না হওয়ায় হতাশ হতে হয়। কোনো প্রকল্প বা কাজ হাতে পাওয়ার পর সেটি ভালোভাবে বুঝে নিন। এরপর পরিকল্পনা করার জন্য সময় নিন। তবে নিজের পরিকল্পনায় বাস্তবসম্মত থাকার বিষয়টি কখনো ভুলে যাবেন না।
১০. দায়িত্ব ভাগ করে দিন
অন্য কেউ যদি কোনো কাজ আপনার চেয়ে দ্রুত ও দক্ষতার সঙ্গে সম্পন্ন করতে পারেন এবং তিনি সেই দায়িত্ব নেওয়ার সক্ষমতা রাখেন, তাহলে কাজটি তাকে দিয়ে করানো যেতে পারে। অন্যের কাছে কিছু কাজের দায়িত্ব দেওয়ার ফলে নিজের দক্ষতা ও সময়কে আরও গুরুত্বপূর্ণ কাজের দিকে কাজে লাগানোর সুযোগ তৈরি হয়।
সূত্র: ঢাকা পোষ্ট
